TUGAS
1
KELOMPOK 5
BAB
1
DASAR KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI BISNIS
1. Pengertian
Dan Cakupan Komunikasi
Pengertian Komunikasi Secara Umum adalah proses
pengiriman dan penerimaan pesan atau informasi antara dua individu atau lebih
dengan efektif sehingga dapat dipahami dengan mudah. Dalam Kamus Besar
Bahasa Indonesia, pengertian komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan
atau berita dari dua orang atau lebih agar pesan yang dimaksud dapat
dipahami.
Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah
suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara etimologi, bisnis
berarti keadaan di mana seseorang atau sekelompok orang sibuk melakukan
pekerjaan yang menghasilkan keuntungan.
Komunikasi
bisnis adalah pertukaran gagasan
dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau
impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal. Komunikasi bisnis melibatkan
pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih
besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang
lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian,
bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.
Cakupan komunikasi adalah
hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik:
a.
Pengirim atau
komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak
lain.
b.
Pesan (message)
adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
c.
Saluran (channel)
adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi
antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran
nada/suara.
d.
Penerima atau
komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
e.
Umpan balik (feedback)
adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
f.
Aturan yang
disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan
dijalankan ("Protokol").
2. Unsur-Unsur
Dalam Komunikasi
Dalam komunikasi bisnis
terdapat enam unsur pokok, yaitu:
a.
Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
b.
Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang
atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
c.
Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan
yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
d.
Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin
bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang
menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
e.
Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau
metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan
pesan.
f.
Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang
membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.
3. Bentuk
Dasar Dari Komunikasi
Dalam dunia bisnis, komunikasi bisnis memiliki dua bentuk
yang lazim yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam berkomunikasi. Dua bentuk
ini yaitu :
a.
Komunikasi Verbal
Diambil dari kata dasarnya yaitu ‘verbal’, komunikasi verbal
ini menggunakan satu kata atau lebih. Dalam dunia bisnis, bentuk komunikasi
verbal ini digunakan baik secara tertulis maupun secara lisan dengan struktur
dan terorganisasi dengan baik dalam menyampaikan pesan atau informasi kepada
komunikan atau penerima pesan. Dalam dunia bisnis, umumnya bentuk komunikasi
verbal ini digunakan ketika sedang rapat, seminar, atau yang lainnya yang
berhubungan dengan operasional perusahaan.
b.
Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal ini merupakan bentuk komunikasi yang
berlangsung menggunakan bahasa tanda, simbol, dan tubuh. Namun, simbol atau
tanda-tanda tersebut dapat memberikan pelukisan atau deskripsi apa yang
disampaikan. Namun, komunikasi non verbal ini hanya bisa dilakukan secara
lisan. Kecuali pada sandi morse yang merupakan bahasa non verbal, melainkan
menggunakan metode tertulis.
Kedua bentuk komunikasi tersebut memiliki hubungan yang erat
dalam dunia bisnis, khususnya dalam komunikasi bisnis dan akan saling melengkapi
satu sama lain. Ketika bahasa verbal tidak bisa disampaikan, maka bahasa non
verbal yang berperan, dan juga sebaliknya.
4. Bisnis
Dalam Pandangan Komunikasi
Bisnis dalam pandangan
komunikasi ini terbagi atas beberapa asas komunikator modern. Asas modern
tersebut menekankan kebutuhan dan kesiapan komunikan atau penerima pesan
terhadap fungsi pesan dan tujuan dari komunikator atau penyampai pesan.
Sehingga, prinsip-prinsip bisnis modern lebih melihat dengan teliti dan
seksama dalam perhitungan faktor peluang terhadap produksi. Ketika permintaan
barang lebih besar daripada penawaran, maka produksi barang dan jasa akan
diproduksi sebanyak mungkin. Namun, ketika permintaan dengan penawaran sama
besarnya, apakah masih ada peluang?
Penciptaan Peluang
Peluang diciptakan lewat mekanisme
komunikasi secara berkesinambungan. Kemudian membentuk nilai-nilai sosial,
preferensi, dan fungsi. Pengaturan informasi nantinya yang akan membentuk
nilai, citra, dan kebutuhan. Sehingga kegiatan komunikasi kerap kali dilakukan
lebih dulu untuk menciptakan peluang.
Peluang pun diciptakan dan sangat
tergantung dari citra konsumen mengenai produk yang perusahaan miliki.
Sehingga, perusahaan harus mampu meyakinkan konsumen bahwa produk tersebut
memiliki keunggulan, sehingga terciptalah peluang dalam pasar. Oleh karena itu,
perlu adanya strategi komunikasi yang benar dan memadai. Strategi itu di
antaranya :
1. Kegiatan hubungan antara manusia
2. Kegiatan hubungan dengan masyarakat
3.
Kegiatan
iklan/advertising
BAB
2
PERANAN KOMUNIKASI DALAM BISNIS
1. Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki
tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui
simbol-simbol atau sinyal . Bisnis melibatkan pertukaran informasi secara terus
– menerus. Lebih banyak bisnis yang dijalankan makan semakin luas juga
komunikasi yang akan tercipta.
Peran komunikasi dalam berbisnis sangatlah penting karena komunikasi
yang baik dapat menguntungkan sebuah bisnis yang sedang dilakukan. Terciptanya
komunikasi yang baik serta komunikasi yang efektif akan mendatangkan sebuah
keuntungan dalam berbisnis. Maka seseorang yang dapat berkomunikasi dengan baik
dengan orang lain biasanya dengan mudah menjalankan bisnis yang dikelolanya.
Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.
2. Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis
Komunikasi bisnis merupakan setiap komunikasi yang dipergunakan untuk
berbagai kepentingan bisnis, seperti untuk membangunpartnerships, sumber daya
intelektual, atau untuk mempromosikan satu gagasan, produk, servis, atau pun
suatu organisasi. Fungsi
komunikasi bisnis terdiri dari fungsi informative, regulatory, persuasive,
integrative.
Dalam komunikasi bisnis, terdapat beberapa tujuan tertentu. Berikut ini
adalah beberapa tujuan komunikasi bisnis yakni :
a.
Meningkatkan
goodwill (nama baik) perusahaan.
b.
Meningkatkan
hubungan baik perusahaan dengan masyarakat.
c.
Meningkatkan
fungsi kepemimpinan dalam perusahaan.
3. Umpan balik dan bentuk bentuknya
Umpan Balik
Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan
penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang
merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial. Pada peristiwa
lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga
anak buah tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut
disamakan dengan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan
balik. Antara umpan balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat
(causalitas). Pesan (message) itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti
pidato, pengarahan, intruksi, tugas, perintah, analisis, dll. Pesan dapat juga
berbentuk tulisan, lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau penghargaan.
Umpan balik (feed back) pun dapat berbentuk bermacam-macam seperti hasil
(pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb.
Sebagaimana pesan maka umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan,
dsb.
Bentuk-bentuk
umpan balik antara lain :
1.
External
Feedback
Umpan balik
yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.
2.
Internal
Feedback
Umpan balik
yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan
itu sendiri atau dari komunikator itu sendri.
3.
Direct
Feedback atau Immediate Feedback
Umpan balik
langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota
badannya.
4.
Indirect
Feedback atau Delaiged Feedback
Dalam
bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. Hal ini umpan
balik membutuhkan waktu.
5.
Inferential
Feedback
Umpan balik
yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri ioleh komunikator
meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang
disampaikan.
6.
Zero
Feedback
Artinya
bahwa komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator kepada komunikan meskipun
komunikan menyampaikan umpan balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.
7.
Neutral
Feedback
Umpan balik
yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator
tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.
8.
Positive
Feedback
Komunikasi
yang disampaikan oleh komunikator kepada kemunikan mendapat tanggapan positif,
misalnya dengan adanya penerimaan pada pesan yang disampaikan.
9.
Negative
Feedback
Komunikasi
yang disampaikan oleh kemunikator mendapat tantangan dari komunikan.
4.
Kesalahpahaman
dalam Berkomunikasi
Di dalam komunikasi pasti pernah ada kesalahpahaman
yang terjadi. Kesalahpahaman komunikasi adalah salah satu kendala komunikasi yang
dapat menciptakan sebuah konflik. Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika
suatu informsi yang diterima oleh seseorang memiliki makna yang berbeda dari yang
dimaksudkan oleh si pemberi informasi.
Kesalahpahaman ini banyak sekali bentuknya, mulai dari
hal-hal sepele dalam kehidupan sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit
politik yang menentukan kehidupan orang banyak.
Rata-rata kesalahpahaman
memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan komunikasi yang menyenangkan.
Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan merasa masih belum perlu membahas
masalah secara detail, sehingga kadang terselip beberapa poin yang menjadi
sumber kesalahpahaman.
Berbeda dengan tahapan lain, misalnya komunikasi untuk
hubungan yg lebih baik, yang walaupun kadang tetap ada yg namanya salah paham,
namun sudah dalam jumlah yang minimal. Kondisi kesalahpahaman semacam ini umumnya disebabkan
karena tingkat kemampuan berkomunikasi yang kurang baik, entah itu dalam hal
menyampaikan informasi maupun dalam hal menerima informasi. Disini kemampuan
berkomunikasi memegang peranan yang sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan
berkomunikasi seseorang turut menentukan efektif tidaknya hubungan yang dibangun
dengan orang lain.
Ada beberapa cara untuk menghindari kesalahpahaman.
Yang paling penting adalah meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini
bisa kita tingkatkan dengan, misalnya, banyak membaca koran atau tulisan lain yang
memakai tata bahasa efektif dan sistematis. Selain itu, jangan lupa tanyakan kepada
lawan bicara hal-hal yang kita belum jelas maksudnya.
5.
Memperbaiki
Komunikasi dalam Organisasi
Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi
agar menjadi lebih efektif (Beeve dan Thill, 2003;22) adalah :
1.
Memelihara
iklim komunikasi terbuka
Iklim
komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi
terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan
balik.
2.
Bertekad
memegang teguh etika berkomunikasi
3.
Memahami
kesulitan komunikasi antarbudaya
Majunya
perkembangan teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi
antarbudaya baik dalam lingkup regional, nasional, maupun internasional.
4.
Menggunakan
pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima
Menggunakan
pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika
sedang berkomunikasi.
5.
Menggunakan
teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi
informasi.
Teknologi
dapat dipergunakan untuk menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan.
Penggunaan teknologi yang bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong
terciptanya komunikasi yang efektif.
6.
Menciptakan
dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan
cara :
a.
Memahami
penerima pesan
b.
Menyesuaikan
pesan dengan penerima
c.
Mengurangi
jumlah pesan
d.
Memilih
saluran atau media yang tepat
e.
Meningkatkan
keterampilan berkomunikas
BAB
3
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
A. Pola Komunikasi Bisnis
Secara
umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan
saluran komunikasi nonformal (informal
communications channel) .
1.
Saluran
Komunikasi Formal
Dalam
struktur organisasi garis, fungsional maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab
dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari
manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan. Pola tranformasi informasinya
dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah (top down atau downward communications), komunikasi dari bawah ke
atas (bottom-up atau upward
communications), dan komunikasi horizontal (horizontal communications).
a.
Komunikasi dari
Atas ke Bawah
Secara
sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan
merupakan komunikasi dari atas ke bawah. Aliran komunikasi dari manajer ke
bawahan tersebut umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam
suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah
memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengkoordinasikan,
memotivasi, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada dilevel
bawah.
Jalur
komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan
penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, intruksi, maupun prosedur
untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Untuk mencapai tujuan yang
dikehendaki, perlu diperhatikan penggunaan bahasa yang sama, sederhana, tidak
bertele-tele, dan mudah dipahami dalam penyampaian pesan. Sebagai contoh,
penyampaian pesan yang berasal dari manajer umum (general manajer) ke manajer produksi, kemudian ke bagian pabrik,
selanjutnya baru sampai ke karyawan menggunakan saluran komunikasi yang cukup
panjang dan berpotensi menimbulkan kesalahpahaman berkomunikasi.
Komunikasi
dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun tertulis. Komunikasi
secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor
dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan/diskusi kelompok.
Disamping itu, komunikasi tertulis juga dapat berbentuk memo, manual pelatihan,
kotak informasi, surat tugas, surat perintah, surat keputusan, surat
pemberhentian/pemecatan, papan pengumuman, dan buku petunjuk pelaksanaan tugas
bagi karyawan.
Menurut
Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok, yaitu:
1)
Memberikan
pengarahan/instruksi kerja tertentu
2)
Memberikan
informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
3)
Memberikan
informasi tentang prosedur dan praktik organisasional
4)
Memberikan umpan
balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan
5)
Menyajikan
informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan
pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan
saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya
penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan ke para bawahannya.
Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap
aslinya. Ketidaklengkapan pesan yang diterima disebabkan oleh saluran
komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer puncak hingga ke karyawannya.
Oleh karena itu, dalam penyampaian pesan perlu diperhatikan panjangnya saluran
komunikasi yang digunakan dan kompleksitas pesan yang ingin disampaikan kepada
para karyawannya.
b.
Komunikasi dari
Bawah ke Atas
Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah
keatas ini berarti alur pesan pesan yang disampaikan berasal dari bawah
(karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan yang ingin disampaikan mulanya
berasal dari karyawannya yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih
tinggi, yaitu ke bagian pabrik, ke manajer produksi, akhirnya ke manajer umum.
Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam
suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila
manajer memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan
dalam proses pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam
upaya membantu pencapaian tujuan organisasi. Untuk mencapai keberhasilan
komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus percaya penuh kepada para
bawahannya. Kalau tidak, informasi apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat
karena yang muncul hanyalah rasa curiga dan tidak kepercayaan terhadap
informasi tersebut.
Salah satu kelemahan komunikasi ini adalah
kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja
(asal bapak senang), sedangkan informasi yang cenderung negatif oleh manajer cenderung disimpan dan
tidak disampaikan.
c. Komunikasi horizontal atau horizontal communication (komunikasi
lateral)
Komunikasi
horisontal terdiri dari berbagai pesan antar anggota dalam sebuah organisasi
dengan kekuasaan yang sama atau seimbang.
Komunikasi
horisontal disebut juga dengan komunikasi lateral dan memiliki beberapa tujuan,
yaitu :
· Task
coordination – koordinasi tugas.
· Problem
solving – pemecahan masalah.
· Sharing
information – berbagi informasi.
· Conflict
resolution – resolusi konflik.
· Building
rapport – membangun kebersamaan atau hubungan.
Karena
sifatnya yang tidak formal, seringkali desas-desus dapat menyebar melalui
komunikasi horisontal. Kemudian, untuk memecahkan masalah yang timbul akibat
proses komunikasi horizontal maka diperlukan peran public relations.
Dalam
menjalankan tugasnya, public relations bergaul dengan karyawan untuk menggali
dan mengumpulkan informasi serta menampung berbagai macam keluhan yang
dirasakan oleh karyawan yang berhubungan dengan pekerjaan.
2. Komunikasi
Informal
Selain
memiliki jaringan komunikasi formal, setiap organisasi juga memiliki jaringan
komunikasi informal. Komunikasi informal adalah pola interaksi yang didasarkan
pada pertemanan, kedekatan antar karyawan, dan saling berbagi dalam hal minat
karir dan masalah pribadi. Komunikasi informal dalam sebuah organisasi memiliki
beberapa fungsi, yaitu conforming, expanding, expediting, contradicting,
circumventing, dan supplementing.
· Conforming –
Mengkonfirmasi, beberapa komunikasi informal mengkorfirmasi beberapa pesan
formal.
· Expanding –
Komunikasi informal dapat menjembatani kesenjangan yang terjadi akibat
pesan-pesan formal yang tidak jelas.
· Expediting –
Melancarkan, komunikasi informal seringkali dapat mengirimkan pesan lebih cepat
daripada saluran formal.
· Contradicting –
Kontradiksi, terkadang komunikasi informal berlawanan dengan pesan-pesan yang
bersifat resmi
· Circumventing –
Pemangkasan, beberapa kontak informal terkadang dapat membantu memotong jalur
resmi yang tidak perlu dan menghabiskan banyak waktu.
· Supplementing –
Komunikasi informal dapat membuat sebuah pekerjaan dapat dikerjakan secara
lebih baik dibandingkan dengan komunikasi formal.
Membangun
komunikasi informal yang kokoh bukanlah suatu kebetulan. Beberapa tahapan
berikut dapat membantu mengembangkan kaitan-kaitan yang penting, yaitu :
· Mencari
orang di semua level organisasi yang terpapar informasi.
· Memperlakukan
setiap orang dalam organisasi dengan penuh rasa hormat.
· Mengajukan
pertanyaan saat menemukan sumber informasi yang tepat untuk mencari kejelasan
suatu kejadian.
· Jangan
memamerkan jalur informal.
Menurut
Rakhmat (2001 : 162-163), terdapat 5 (lima) pola komunikasi yaitu roda (wheel),
rantai (chain), Y, lingkaran (circle), dan bintang (star
atau networks).
· Roda (wheel)
Merupakan
pola komunikasi yang dianggap yang terbaik dibandingkan dengan pola komunikasi
lainnya. Fokus perhatian dari pola ini adalah seseorang (pemimpin). Apakah
pemimpin tersebut dapat berhubungan dengan semua anggota kelompok, dan tidak
ada masalah komunikasi, waktu dan feedback dari anggota kelompok.Tetapi,
setiap anggota kelompok hanya dapat berhubungan dengan pemimpinnya. Pola
komunikasi ini menghasilkan produk kelompok yang tercepat dan terorganisasi.
· Rantai (chain)
Merupakan
pola komunikasi yang memiliki permasalahan yang sama dengan pola komunikasi
lingkaran. Dalam pola komunikasi rantai, anggota terakhir yang menerima pesan
yang disampaikan oleh pemimpin seringkali tidak menerima pesan yang akurat.
Sehingga, pemimpin tidak dapat mengetahui hal tersebut karena tidak adanya
umpan balik yang disampaikan.
· Y
Merupakan
pola komunikasi yang sangat rumit dan juga memiliki masalah komunikasi yang
sama seperti yang terjadi dalam pola komunikasi lingkaran dan rantai. Tiga
orang anggota dapat berhubungan dengan orang di sampingnya seperti pada pola
rantai, tetapi ada dua orang yang hanya dapat berkomunikasi dengan seseorang di
sampingnya saja.
· Lingkaran (circle)
Pada pola
ini, pengirim atau pemimpin dapat berkomunikasi dengan anggota kelompok yang
lain yang berada dekat dengannya. Tidak ada anggota kelompok lain yang tidak
dapat menerima pesan secara langsung dan mereka menerima pesan dari anggota
kelompok yang lain yang membagi pesan dari pengirim. Dalam pola ini, pesan dari
pengirim berjalan ke seluruh anggota kelompok dan membutuhkan waktu yang lama
untuk sampai kembali kepada pengirim. Setiap orang hanya dapat berkomunikasi
dengan dua orang yaitu di samping kiri dan kanannya. Di sini tidak ada
pemimpin. Pola komunikasi lingkaran merupakan pola yang paling lambat dalam
memecahkan masalah. Pola komunikasi lingkaran juga cenderung melahirkan banyak
kesalahan.
· Bintang (star)
Semua
saluran dari setiap anggota dapat berkomunikasi dengan semua anggota
kelompok yang lain. Pada pola, semua saluran tidak terpusat pada satu orang
pemimpin. Pola ini juga paling memberikan kepuasan kepada anggota-anggotanya,
dan yang paling cepat menyelesaikan tugas bila tugas berkenaan dengan masalah
yang sukar.
B. Mengelola
Komunikasi Bisnis
Terdapat dua hal yang harus
diperhatikan dalam mengelola komunikasi
1)
Penanganan
pesan-pesan rutin
Setiap perusahaan kecil maupun besar selalu
dihadapkan dengan banyaknya pesan-pesan bisnis (rutin) yang harus diselesaikan.
Perusahaan harus mensiasati agar penanganan pesan-pesan dapat dilakukan secara
efektif dan efisien.
Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah
sebagai berikut :
· Mengurangi jumlah pesan
· Instruksi yang jelas
· Mendelegasikan tanggung jawab
· Melatih petugas (pelatiha pada karyawan)
2) Penanganan krisis komunikasi
Dalam
suatu perusahaan, sering terjadi krisis komunikasi, hal ini disebabkan oleh
kesalahan perusahaan dalam memproduksi produk atau jasa, maupun yang disebabkan
isu yang dihembuskan oleh pihak-pihak lain seperti pesaing. Perusahaan harus
segera mengambil langkah-langkah dalam penanganan krisis, sebab hal ini akan
berpengaruh terhadap konsumen dan nama baik perusahaan serta revenue.
Dalam menangani krisis dikenal 2 filsafah
komunikasi, yaitu :
· Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu
· Katakan apa yang terjadi dengan segera
C. Masalah Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi
organisasi juga memilki hambatan/masalah yang dapat mengurangi efektivitas dari
komunikasi organisasi itu sendiri. Ahli bernama Robbin menjabarkan bahwa
hambatan komunikasi secara umum terdiri dari penyaringan (filtering),
persepsi selektif, kelebihan informasi, defensif dan bahasa. Hambatan
komunikasi ini kemudian dibedakan menjadi hambatan sistematis, teknis,
biologis, fisiologis dan kecakapan. Sebetulnya hambatan komunikasi organisasi
pun memiliki pola dan jenis yang sama dengan komunikasi lainnya. Berikut adalah
penjelasan hambatan komunikasi organisasi yang mungkin ditemui.
1. Masalah Teknis
Masalah
teknis adalah jenis masalah yang terjadi karena media yang digunakan dalam
berkomunikasi. Gangguan yang terjadi pada media komunikasi semisal radio,
jaringan telepon dan alat komunikasi lain pastinya akan mengganggu proses
komunikasi dan mengurangi tingkat efektivitas komunikasi tersebut.
Menurut ahli
Cruden dan Sherman dalam buku mereka berjudul Personel Management, masalah teknis
dalam komunikasi dapat dijabarkan sebagai berikut:
· Tidak ada
prosedur kerja ataupun rencana kerja yang jelas.
· Tidak adanya
penjelasan atau informasi yang jelas.
· Kemampuan
membaca yang kurang baik.
· Media yang
dipilih tidak tepat.
Dalam
komunikasi organisasi, sangat penting untuk memilih media yang tepat yang dapat
dipergunakan secara masif oleh anggota di dalam organisasi. Meski begitu,
seharusnya media komunikasi yang bisa menjadi pilihan di zaman seperti ini
sudah lebih banyak dan lebih handal dibandingkan era sebelumnya. Teknologi
sudah berkembang pesat sehingga masalah teknis seperti jaringan telepon atau
radio seharusnya sudah bisa diminimalisasi. Seharusnya hmasalah teknis sudah
tidak menjadi masalah yang besar untuk komunikasi dalam organisasi.
2. Masalah Semantik
Masalah
jenis ini adalah masalah yang terjadi akibat porses penyampaian pengertian atau
ide yang tidak efektif. Semantik sendiri artinya studi yang mempelajari tentang
pengertian yang diungkapkan atau dijabarkan dalam bentuk bahasa. Kata kata yang
dipilih dalam komunikasi akan membantu proses pertukaran timbal balik arti dan
pengertian dari seorang komunikator kepada komunikan. Meski begitu,
seringkali proses penafsiran pengertian ini keliru. Kekeliruan ini biasanya
disebabkan oleh ketidak hadiran hubungan antara simbol atau kata dengan
apa yang disimbolkan atau pengertian atau ide yang hendak disampaikan. Hal ini
tentunya dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari
apa yang dimaksudkan sebenarnya. Sehingga, untuk menghindari
kekeliruan komunikasi semacam ini, seorang komunikator sudah
seharusnya memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik
komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang
dipakainya.
3. Masalah Manusiawi
Masalah
manusiawi ini timbul dari faktor faktor manusia atau pelaku komunikasi organisasi
itu sendiri.Masalah ini timbul karena
berbagai faktor manusiawi seperti emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang dan sebagainya. Menurut ahli Cruden dan Sherman, masalah
manusiawi dijabarkan oleh dua poin berikut:
· Masalah yang
berasal dari perbedaan individual manusia. Perbedaan persepsi, perbedaan umur,
perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, pencairan
informasi, penyaringan informasi.
· Masalah yang
ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi. Suasana iklim kerja dapat
mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi organisasi.
4. Masalah Sosio-Antro-Psikologis
Masalah
jenis ini adalah masalah yang terjadi
pada sisi komunikan atau penerima informasi. Kita mengetahui bahwa proses
komunikasi, termasuk komunikasi organisasi, terbentuk dalam keadaan yang
situasional. Artinya, komunikator harus benar benar mengerti dan paham dengan
situasi atau kondisi saat komunikasi berlangsung. Situasi sangatlah berpengaruh
terhadap proses komunikasi yang akan berefek langsung pada efektivitas
komunikasi organisasi itu sendiri. Hambatan yang terjadi akibat faktor
situasional ini terdiri dari hambatan sosiologis, hambatan antropologis dan
hambatan psikologis. Misalnya, terjadi komunikasi organisasi antara manager
dengan bawahan yang sedang terkena musibah. Dalam proses komunikasi ini, sang
komunikator harus mengerti benar situasi psikologis dari bawahannya (komunikan)
sehingga proses komunikasi organisasi bisa berjalan efektif.
5.
Masalah Ekologis
Faktor
lingkungan juga sangat mempengaruhi kelancaran dari proses komunikasi
organiasi. Terdapat banyak contoh proses komunikasi yang bisa terhambat akibat
gangguang dari lingkungan tempat komunikasi berlangsung. Contoh dari hambatan
ekologis ini antara lain lingkungan yang ramai atau bising, banyaknya orang
yang berlalu lalang, suara petir atau hujan, suara kendaraan yang lewat dan
banyak lainnya.
Sangat
penting bagi komunikator untuk memperhatikan hambatan ekologis ini untuk
memperlancar komunikasi organisasi. Contohnya, bila hendak melakukan komunikasi
organisasi formal seperti meeting divisi, hendaknya dipilih ruangan yang tenang
dan terbebas dari suara suara yang mengganggu. Bila akan melakukan komunikasi
via telepon seperti mengadakan conference call juga harus dipilih ruangan yang
bebas dari lingkungan yang bising.
Dengan
ini, proses komunikasi organisasi bisa berjalan lebih lancar dan efektif. Hambatan
komunikasi memang sering terjadi ketika sedang melakukan suatu kegiatan
komunikasi. tidak terkecuali hambatan komunikasi di dalam organisasi. oleh
karena itu, dengan adanya artikel tentang hambatan komunikasi organisasi,
semoga mampu mengatasi hambatan tersebut dan mampu menghasilkan sebuah komunikasi
yang efektif.
BAB 4
JENIS-JENIS KOMUNIKASI
Ø Jenis jenis
komunikasi menurut cara penyampaianya
1.
Komunikasi lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi
lisan adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh
jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini dilakukan antara kedua belah pihak
secara bertatap muka.
2.
Komunikasi tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah
satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan, komunikasi ini biasanya berupa:
·
Dibuat dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk
menyampaikan suatu berita yang singkat, jelas, dan dipandang perlu untuk
ditulis dengan maksud tertentu.
·
Naskah, naskah biasanya dipergunakan untuk mengirim
berita yang sifatnya komplek.
·
Balngko- blangko, dipergunakan untuk mengirimkan suatu
berita dalam bentuk daftar.
·
Gambar dan foto, komunikasi bentuk ini biasanya karena
hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau
kalimat.
·
Spanduk, spanduk biasanya digunakan untuk menyampaikan
sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.
Ø Jenis jenis
komunikasi menurut kelangsungannya
Dalam sebuah
proses komunikasi yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat diketahui
interaksi antara kedua belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana berikut:
1.
Komunikasi langsung : Proses komunikasi langsung
maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur tangan,
perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi oleh jarak.
2.
Komunikasi tidak langsung : Komunikasi tidak langsung
dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat
komunikasi lainnya.
Ø Jenis jenis
komunikasi menurut perilakunya
Komunikasi
dipelari oleh manusia melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial
dan lain sebagainya yang tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh
perilaku dan posisi seseorang didalam masyarakat, berikut merupakan jenis
komunikasi menurut perilakunya:
1.
Komunikasi formal : Komunikasi formal biasanya terjadi
dalam suatu organisasi, komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan
dan tata caranya sendiri menurut rules dari organisasi atau perusahaanya.
2.
Komunikasi informal : Komunikasi informal terjadi
dalam suatu oraganisasi yang tidak ditentukan dalam struktur organisai dan
tidak dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh terhadap kepentingan
organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan antar teman, desa-desus
dan lain sebagainya.
3.
Komunikasi nonformal : Komunikasi nonformal adalah
komunikasi yang terjadi antara bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi
yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.
Ø Komunikasi
Berdasarkan Maksud Komunikasi
Berdasarkan maksud komunikasi dapat dibedakan
sebagai berikut :
1.
Berpidato
2.
Memberi Ceramah
3.
Wawancara
4.
Memberi Perintah
alias Tugas
Dengan demikian jelas bahwa
inisiatif komunikator menjadi hal penentu , demikian pula kemampuan komunikator
yang memegang peranan kesuksesan proses komunikasinya.
Ø Komunikasi
Berdasarkan Ruang Lingkup
Berdasarkan Ruang Lingkupnya , komunikasi dapat
dibedakan sebagai berikut :
1.
Komunikasi
Internal
Komunikasi internal
dapat dibedakan menjadi 3 ( tiga ) macam , yaitu :
a.
Komunikasi
vertikal yang terjadi di dalam bentuk komunikasi dari pemimpin kepada anggota ,
seperti perintah , teguran , pujian , dan sebagainya.
b. Komunikasi
horizontal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau perusahaan
diantara orang - orang yang memiliki kedudukan sejajar .
c. Komunikasi
diagonal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau perusahaan
diantara orang - orang yang memiliki kedudukan berbeda pada posisi tidak
sejalur vertikal.
2.
Komunikasi
Eksternal
Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang berlangsung antara
organisasi kepada pihak masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan
tersebut. Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :
a.
Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
b.
Komperensi pers
c.
Siaran televise, radio, dan sebagainnya.
d.
Bakti social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.
Komunikasi eksternal
dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama
dengan masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat berkontribusi
terhadap perusahaan sekaligus daerahnya.
Ø Komunikasi
menurut aliran informasi
Komunikasi yang didasarkan
menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
1. Komunikasi
satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.
2. Komunikasi
dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang bersifat timbal balik ini
komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedback kepada
komunikatornya.
3. Komunikasi ke atas
yaitu merupakan komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan
4. Komunikasi ke bawah,
yaitu meruakan komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.
5. Komunikasi kesamping,
yaitu merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan
sejajar. Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk
interaksi komunikasinya.
Ø Komunikasi
menurut jaringan kerja
Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan
dapat terlaksana menurut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja
yang dinanungi. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi :
1. Komunikasi
jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi
dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
2. Komunikasi
jaringan kerja lingkaran : Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk
seperti lingkaran.
3. Komunikasi
jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya
yang dilalui lebih pendek.
Ø Komunikasi
menurut peranan individu
Dalam komunikasi ini peranan
individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa
macam antara lain :
1. Komunikasi
antara individu dengen individu yang lain, komunikasi yang terlaksana secara
nonformal maupun informal.
2. Komunikasi
antara individu dengan lingkungan yang lebih luas, komunikasi yang terjadi karena
individu yang dimaksudkan memiliki kemampuan yang tinggi.
3. Komunikasi
antara individu dengan dua kelompok atau lebih, dalam komunikasi individu
berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih.
Ø Komunikasi
menurut cara penyampaiannya
Tidak perlu sulit untuk mengenalu
cara0cara penyampaian informasi dalam komunikasi, karena pada dasarnya kita
telah melakukannya dalam kehidupan sehari-hari. Menurut cara penyampaiannya
dapat dibedakan menjadi :
1.
Komunikasi lisan
Terjadi secara langsung
dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana kedua belah pihak dapat bertatap muka.
2.
Komunikasi
tertulis
Dilakukan dalam bentuk
surat dan dipergunakan untuk menyampaikan yang beritanya singkat, jelas tetapi
dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.
Ø Komunikasi menurut
jumlah pelaku dalam komunikasi tersebut
Komunikasi yang selalu terjadi
diantara sesama manusia baik perorangan maupun kelompok. Jumlah yang
berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat
dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Antara lain :
1.
Komunikasi
perseorangan
Komunikasi yang terjadi
secara perseorangan atau individu antara pribadi dengan pribadi tentnag
permasalahan yang bersifat pribadi juga.
2.
Komunikasi
kelompok
Komunikasi yang terjadi
secara berlangsung dalam satu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang
menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.
BAB
5
TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS
1.
Keuntungan
menguasai teknologi informasi
Ada beberapa
aspek keuntungan teknologi informasi :
a.
Dalam aspek
sosial
Keuntungan teknologi informasi adalah
mempermudah komunikasi antara suatu tempat ke tempat lain.
b.
Dalam aspek
pendidikan
·
Informasi yang
dibutuhkan akan semakin cpet dan mudah diakses
·
Inovasi dalam
pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi-inovasi
·
Memungkinkan
berkembangnya kelas virtual
·
Sistem
administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar
c.
Dalam aspek
ekonomi
·
Membuka lapangan
pekerjaan
·
Mempermudah
transaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan
·
Mempermudah
kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk
d.
Dalam aspek
politik/pemerintahan
·
Membantu
masyarakat dalam mengakses kebijakan pemerintah
·
Mendukung
pengelolaan yang lebih efisien
·
Meningkatkan
komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri
·
Masyarakat dapat
memberi masukan mengenai kebijakan yang dibuat oleh pemerintah
2. Pemanfaatan teknologi informasi dalam komunikasi
bisnis
Teknologi informasi sangat vital terutama untuk
dunia bisnis dan pendidikan. Bisnis tanpa IT akan cenderung menjadi kendur dan
terancam bangkut. Banyak pejuang bisnis yang beralih dengan memanfaatkan
teknologi untuk mendukung keberlangsungan dan meningkatkan laba. Manfaat IT
dalam membangun suatu individu, perusahaan, bahkan sebuah negara sangat
berdampak besar.
Terbukti bahwa IT dapat membuat suatu perkembangan
dan kemajuan untuk mereka ataupun dapat menjatuhkan mereka secara mudah.
Dengan memanfaatkan IT untuk bisnis akan memberikan
dampak yang sangat besar untuk keberlangsungan perusahaan didunia. Berikut ada beberapa
keuntungan teknologi informasi untuk bisnis :
a.
Teknologi
informasi dapat memperluas pangsa pasar
b.
Teknologi
informasi dapat meningkatkan efisiensi operasional dan waktu
c.
Teknologi
informasi dapat mengurangi biaya produksi dan operasional
d.
Teknologi informasi
memberikan keunggulan kompetitif
e.
Teknologi dapat
memberikan peluang bisnis baru
3. Pengaruh pemanfaatan teknologi informasi dalam
pengambilan keputusan bisnis
Salah satu pemanfaatan teknologi informasi yaitu
dalam perdagangan. Teknologi informasi dimanfaatkan untuk perdagangan secara
elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce. E-Commerce merupakan bagian dari
e-business, dimana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar
perniagaan tetapi juga mencakup juga pengkolaboraisan mitra bisnis, pelayanan
nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-business juga
memerlukan teknologi basisdata atau pangkalan data (databases), e-surat atau
surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti
halnya sistem penerimaan barang, dan alat pembayaran untuk e-bisnis ini.
Contoh E-Commerce antara lain :
·
Bukalapak
·
OLX
·
Lazada.co.id
·
Tokopedia.com
DAFTAR
PUSTAKA
http://www.kejuruan.click/2015/07/tujuan-dan-fungsi-komunikasi-bisnis.html
http://www.kompasiana.com/15021987/salah-paham-dalam-berkomunikasi_551245dda33311f156ba8217
Buku Komunikasi Bisnis, “Sutrisna Dewi”.
http://www.elearning.gunadarma.ac.id/index.php?option=com_wrapper&Itemid=36l
www.academi.edu/25098368/MAKALAH_PERKEMBANGAN-TEKNOLOGI-INFORMASI-DALAM-BISNIS
https://manfaat.co.id/manfaat-it
NAMA KELOMPOK :
1.
DESY RAHMAWATI ( 12214803 )
2.
DIAN NURAJIFAH ( 12214988 )
3.
EKA RITA FITRIYANI ( 13214439 )
WIJI ROMANTI ( 1C214227 )
