TUGAS 2
KELOMPOK 5
BAB 6
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
6.1 PENENTUAN PROSES KOMPOSISI
Yang dimaksud dengan proses komposisi (composition process) dalam penyampaian pesan-pesan bisnis tertulis adalah suatu proses penyusunan pesan-pesan bisnis yang dimulai dari pemilihan kata, kalimat dan paragraf hingga menjadi suatu pesan bisnis yang mudah dipahami dan diterima oleh si penerima pesan. Agar pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis tersebut dapat dipahami dengan baik, perlu diperhatikan kata-kata, kalimat dan paragraf secara tepat, substansi pesan yang jelas, penggunaan gaya penulisan yang baik, serta format dan bentuk pesan yang baik.
Proses komposisi dapat dianalogikan dengan proses penciptaan sebuah lagu yang dilakukan oleh komposer. Komposer yang baik perlu membuat suatu perencanaan dengan baik dan cermat, seperti merencanakan jenis lagu apa yang akan dibuat (pop, daerah, jazz, rock,country, keroncong, dangdut, atau campusari), siapa penyanyi yang cocok dengan jenis lagu tersebut, bagaimana bentuk-bentuk aransemen dan personel grup yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian, juga harus dilakukan latihan secara rutin dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, mudah dicerna/dipahami, dan memiliki nilai edukasi yang positif bagi para penggemarnya.
Secara umum, penyusunan pesan-pesan bisnis tertulis meliputi tiga tahapan penting, yaitu :
1. Perencanaan/Penyusunan Draf
Perencanaan merupakan fase pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis tertulis, atau dalam bahasa yang sederhana, perencanaan merupakan penyusunan sebuah draf yang masih memerlukan perbaikan lagi. Tujuan penyampaian penyampaian pesan-pesan bisnis haruslah jelas, sederhana dan mudah dipahami oleh penerima pesan. Sementara itu, profil penerima pesan sebagai orang yang akan menerima pesan juga perlu dipahami dengan baik. Dalam dunia bisnis, jenis-jenis pesan bisnis yang akan disampaikan kepada pihak lain sangatlah bervariasi. Media dapat digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis (tertulis) antara lain pengiriman pos, faksimile, SMS, dan surat elektronik.
2. Organisasi dan Komposisi
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah pengorganisasian dan pengelompokkan ide-ide atau gagasan dari pesan-pesan bisnis tersebut menjadi sebuah kesatuan ide atau gagasan. Selanjutnya, ide-ide pesan-pesan bisnis tersebut disusun menjadi sebuah pesan bisnis yang mencakup rangkaian kata, kalimat, paragraf dan pemilihan ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung penyampaian ide-ide pokok tersebut. Organisasi dan komposisi pesan-pesan bisnis erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana memilih dan menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami dan dimengerti oleh penerima pesan.
3. Edit dan Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf atau alenia diperhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan baik dan benar. Maksud dan isi pesan-pesan bisnis tersebut perlu ditelaah ulang dengan memperhatikan kembali substansi pesan yang ingin disampaikan, penggunaan gaya bahasa struktur kalimat yang digunakan, penghilangan hal-hal yang tidak perlu atau tidak relavan, serta bagaimana agar pesan-pesan bisnis tersebut dapat dipahami penerima pesan. Jika maksud dan isi belum sesuai dengan apa yang diharapkan pengirim pesan, maka perlu dilakukan pengecekan ulang sekaligus revisi atau perbaikan-perbaikan seperluna sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
4. Membaca Ulang
Setalah melakukan pengecekan (edit) dan perbaikan (revisi) seperlunya, tahapan berikutnya yang tak boleh diabaikan adalah melakukan proofread yaitu membaca ulang secara menyeluruh. Tujuannya adalah untuk meyakinkan kembali bahwa apa yang akan disampaikan secara tertulis tersebut benar-benar terhindar dari berbagai kesalahan atau kekeliruan, baik yang berkaitan dengan penulisan tanda baca, kata, kalimat, gaya bahasa yang digunakan, maupun substansi pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan.
Apabila pesan-pesan bisnis tersebut disampaikan kepada pihak lain dengan sejumlahnya kesalahannya atau kekeliruan, apabila kesalahan yang fatal, hal ini akan berakibat pesan tersebut tidak dapat dipahami dengan baik, memalukan, peluang kehilangan pendapatan dan penjumlahan, serta memberikan kesan yang tidak profesional. Sebelum pesan bisnis tersebut ditandatangani atau disampaikan kepada pihak lain, perlu dilakukan cek ulang untuk meyakinkan kembali bahwa segala sesuatunya telah dilakukan dengan sebaik-baiknya.
Agar menyampaikan pesan-pesan bisnis tertulis sesuai dengan yang diharapkan pengirim pesan perlu memperhatikan bagaimana cara merencanakan atau menyusun draf, mengorganisasi, mengedit, merevisi, dan melakukan proofread atas pesan-pesan bisnis tersebut secara jelas dan seefektif mungkin. Terlebih lagi, dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang ada, diharapkan penyampaian pesan-pesan bisnis menjadi semakin baik dan berkualitas.
6.2 PENENTUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencakan pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan menyampaikan pesan-pesan bisnis tersebut.Seorang pengirim pesan, tentunya ingin menjaga goodwill ndi hadapan audiensi (penerima pesan) sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi atau lembaganya. Oleh karena itu, penyampaian pesan-pesan bisnis yang dilakukan oleh suatu organisasi bisnis secara tidak langsung juga akan membawa nama baik lembaganya. Dalam artian, penyampaian pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan baik dan positif pada penerima pesan akan berdampak positif pula bagi organisasi bisnis si pengirim pesan. Sebaliknya, penyampaian pesan bisnis yang memberikan pesan yang kurang baik dan negatif, secara tidak langsung juga akan berdampak kurang baik atau negatif bagi organisasinya. Sebagai contoh, seorang public relations (PR), sebagai pihak yang mewakili perusahaan, memberikan surat tanggapan kepada pelanggan yang kecewa terhadap pelayanan yang tidak menyenangkan tanggapan itu dimuat disuatu surat kabar. Sayangnya, tanggapan yang diberikan perusahaan lebih condong kepada upaya pembelaan diri dan menyalahkan pelanggan tanpa merasa perlu memberikan respek dan permohonan maaf atas kehilafan yang telah dilakukan perusahaan.Surat tanggapan yang diharapkan mampu memberikan solusi terbaik bagi pelanggan, justru menyisakan suatu kesan yang kurang baik bagi pelanggan setianya.
Caranya agar menyampaikan pesan-pesan bisnis berhasil mencapai tujuan yang dikehendaki:
a. Menentukan tujuan yang jelas dan terukur sesuai dengan tujuan organisasi
b. Tujuan yang jelas dan mudah dipahami tersebut akan membantu mengarahkan pengirim pesan dalam mencapai tujuan yang dikehendaki
6.3 ANALISIS AUDIENCE
Dalam kaitannya dengan dunia korespondensi bisnis, audiensi adalah mereka yang menjadi target untuk menerima pesan-pesan bisnis secara tertulis. Dalam dunia bisnis, yang menjadi audiensi adalah organisasi bisnis intern dan ekstern. Organisasi bisnis intern mencakup pegawai pegawai atau karyawan suatu organisasi bisnis, sedangkan organisasi bisnis ektern mencakup para pelanggan maupun calon pelanggan dalam dunia bisnis.
Analisis audiensi dalam kaitannya dengan penyampaian pesan-pesan bisnis sangatlah diperlukan, agar penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat dipahami dengan sebaik-baiknya. Analisis audiensi yang tepat akan mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan dari penyampaian pesan-pesan bisnis apabila maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis telah ditetapkan dengan baik dan jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiensi atau penerima pesan.
Ketepatan dan kecermatan dalam melakukan analisis audiensi akan memiliki dampak yang baik dan positif bagi pengirim pesan. Kesalahan atau kegagalan pengirim pesan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnisnya.
Dalam melakukan analisis audiensi, ada 3 hal yang perlu diperhatikan:
1. Cara Mengembangkan Profil Aundiensi
Dalam kaitannya dengan korespondensi bisnis, profil audiensi dapat dilihat dari siapa audiensinya, reaksi audiensi, tingkat pemahaman audiensi, dan kedekatan hubungan antara pengirim pesan dengan audiensinya. Yang menjadi audiensi merupakan salah satu faktor penting yang perlu dipertimbangkan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Keragaman latar belakang audiensi baik dari sisi usia, pekerjaan, jenis kelamin, budaya, maupun status sosial mempunyai kaitan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis. Pengirim pesan perlu memiliki kemampuan dalam melakukan analisis audiensi. Pemahaman yang baik terhadap audiensi tentu saja akan banyak membantu pencapaian tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis.
2. Cara Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiensi
Ada 4 tahap penting yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiensi yaitu:
a. Temukan apa yang diinginkan oleh audiensi
salah satu cara yang dapat dilakukan adalah memulai sebuah survei. Apabila keinginan audiensi sudah ditemukan, jangan ditunda-tunda, segera informasikan apa yang diinginkan audiensi. Kecepatan dan ketepatan dalam merespon keinginan dan harapan audiensi merupakan bagian dari suatu upaya memberikan kepuasan kepada audiensi.
b. Berikan semua informasi yang diperlukan
Usahakan semua informasi penting yang diminta audiensi tidak ada yang terlewatkan. Hal ini deilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam penulisan pesan-pesan bisnis sekaligus sebagai upaya untuk menjaga agar apa yang disampaikan tersebut sesuai dengan harapan dan keinginan audiensi.
c. Yakinkanlah Informasinya Akurat
Informasi yang disampaikan kepada audiensi hendaklah informasi yang benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Pemberian informasi yang akurat akan dapat menumbuhkan kepercayaan yang positif.
d. Tekankan Ide-ide Paling Menarik Bagi Aundiensi
coba untuk menemukan ide penting yang sangat menarik bagi audiensi. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada ide penting tersebut. Apabila hal tersebut dilakukan dengan baik, berarti pengirim pesan telat berhasil memberikan sesuatu yang sangat berharga dan menarik bagi audiensinya.
3. Cara Memenuhi Kebutuhan Motivasional Audiensi
Beberapa jenis pesan-pesan bisnis bertujuan memotivasi audiensi agar mau mengubah perilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini sring kali mengalami kendala. Hal ini disebabkan adanya kecenderungan dari audiensi untuk tidak mau mengubah perilaku atau pola berpikir mereka jika berhadapan dengan hal-hal yang baru atau yang sama sekali berbeda dengan situasi yang ada.
Bagaimana cara mengatasi kendala itu? Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan mengatur pesan-pesan bisnis sedemikian rupa sehingga pesan-pesan bisnis yang disampaikan dapat diterima audiensi dengan mudah. Gunakan pula bahasa yang sederhana dan mudah dipahami dengan baik oleh audiensi. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun menarik audiensi, perlu juga dicoba pendekatan lainnya, yaitu pendekatan emosi audiensi.
6.4 PENENTUAN IDE POKOK
Setelah menganalisis tujuan dan audiensi, langkah selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok, yaitu ide pokok (main idea). Ide pokok, pada dasarnya, merupakan pesan-pesan bisnis.Sementara itu, selain ide pokok ada pula ide-ide pendukung (supporting idea).
Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda.Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang satu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiensi. Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan atau maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka.
Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas dan mudah dikenali. Namun, Dalam surat yang panjang dan kompleks, menentukan ide pokok merupakan hal yang tidak mudah. Sebelum dapat menentukan ide pokok, ide-ide yang penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu.
Untuk mengidentifikasikan ide pokok, diperlukan kreatis dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah menggunakan teknik “brainstorming” yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiensi, dan fakta yang ada. Beberapa teknik “brainstorming” yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi ide pokok, antara lain:
1. Storyteller’s Tour
Teknik ini menggunakan alat bantu tape recorder yang digunakan untuk merekam dan mendengarkan hasil rekaman secara berulang-ulang guna menelaah pesan-pesan bisnis yang disampaikan. Teknik ini hanya dapat digunakan untuk menganalisis ide pokok dari pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.
2. Random List
Teknik ini bisa membantu dalam menemukan ide pokok seseorang, dengan cara menuliskan atau menuangkan segala ide atau gagasan yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong secara bebas. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide yang satu dengan ide yang lain. Kelompokkan temuan-temuan tersebut ke dalam kelompok-kelompok yang lebih spesifik atau khusus dan temukan nama ide yang penting dan relavan serta mana ide-ide yang tidak penting dan relavan.
3. CFR (Conclusions, finding, recommendations) Worksheet
Cara berikutnya dalam menentukan ide pokok adalah dengan menggunakan lembar kerja kesimpulan, temuan, dan rekomendasi (CFR). Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan-temuan (finding), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang diberikan.
4. Journalistic Approach
Adalah suatu pendekatan untuk menemukan ide pokok dengan menggunakan berbagai kata tanya yang lazim digunakan oleh jurnalis dalam memperoleh sebuah berita yang menarik dan terpercaya. Pendekatan ini mempunyai nilai lebih sebagai langkah awal yang baik dalam menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa(who), apa (what), kapan (when), dan bagaimana (how) akan dapat membantu menjelaskan ide pokok.
5. Question and Answer Chain
Pendekatan rantai tanya-jawab merupakan salah satu pendekatan yang digunakan untuk menemukan ide pokok dari perspektif audiensi, seperti pertanyaan tentang ide pokok audiensi dan apa yang diinginkan atau diharapkan audiensi. Periksa jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut. Apakan ada pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti alur pertanyaan dan jawabn atas pertanyaan tersebut, sehingga ide pokoknya dapat ditemukan.
6.5 SELEKSI MEDIA PENYAMPAIAN PESAN - PESAN BISNIS
Penyampaian pesan-pesan bisnis, sebaiknya perlu disesuaikan dengan situasi yang ada agar maksud atau tujuannya dapat tercapai.Pada umunya, korespondensi bisnis dapat disampaikan secara konvensional atau secara elektronik. Pesan-pesan bisnis secara tertulis dapat berbentuk surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu keuntungan dari penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis adalah pengirim pesan mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan dengan lebih baik.
Penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis diperlukan jika pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan bersifat kompleks sehingga dibutuhkan cacatan permanen untuk referensi dimasa yang akan datang. Atau karena jumlai audiensi besar dan menyebar.
Dalam memilih media penyampaian pesan-pesan bisnis perlu dipertimbangkan antara lain tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiannya, emosional, biaya pengiriman, dan harapan audiensi.
Courtland L. Bovee dan John V. Thill dalam bussiness Communication Today, menjelaskan bahwa ada waktu-waktu kapan sebaiknya seorang memilih untuk menggunakan komunikasi lisan atau tertulis.Selanjutnya, penjelasan itu dapat dilihat pada tabel berikut ini.
Komunikasi Lisan
|
Komunikasi Tertulis
|
· Seseorang menginginkan umpan balik segera dari audiensi
· Pesan seseorang relatif sederhana dan mudah terima
· Seseorang tidak memerlukan cacatan permanen
· Seseorang ingin mengumpulkan audiensi dengan lebih mudah atau ekonomis
· Seseorang menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah
|
· Seseorang tidak memerlukan umpan balik segera
· Pesan seseorang sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan hati-hati
· Seseorang memerlukan catatan permanen
· Seseorang ingin meminimalisasi distori penyampain pesan
|
Media Komunikasi Lisan
|
Media Komunikasi Tertulis
|
· Percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan
· Telepon dan Voice mail
· VOIP (Voice Over Internet Protocol)
· Audiotape dan videotape
· Tele conference dan video conference
|
· Surat-surat, memo, laporan, proposal
· E-mail
· Surat reguler dan khusus
· faksimile
|
BAB 7
PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS
7.1 PENGORGANISASIAN MELALUI OUTLINE
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua tahapan proses, yaitu tahap mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide serta tahap menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.
1. Tahap Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide
Memutuskan apa yang perlu dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materinya lemah, tidak memiliki gaya yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, pembaca akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai. Apakah Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan setebal ratusan halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks pesan-pesan bisnis yang disampaikan, semakin penting pula tahap pertama ini.
Apabila Anda menyusun pesan-pesan bisnis yang panjang dan kompleks, maka mempersiapkan outline menjadi sangat diperlukan dan penting artinya. Mengapa demikian? Karena dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, penyusunan pesan-pesan bisnis dalam bentuk outline juga akan menuntun Anda mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif juga membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-ide yang ingin disampaikan. Hal itu akan membuat pembaca mengerti dan memahami pola pemikiran Anda.
Susunan outline, secara garis besar, dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu:
a. Mulailah dengan Ide Pokok (Main Idea)
Ide pokok akan membantu Anda menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dapat dirangkum menjadi dua hal, yaitu: apa yang Anda inginkan terhadap pembaca untuk melakukan atau memikirkannya dan apa alasan mendasar mereka untuk melakukan atau memikirnya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
b. Menentukan Ide-ide Pendukung yang Penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap berikutnya adalah menyusun ide-ide yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut. Sebagai contoh, seorang manajer pemasaran yang akan menyusun laporan penjualan tahun 2002-2004, ia perlu mempersiapkan data pendukung penjualan yang diperoleh dari berbagai kantor perwakilan atau kantor cabang yang tersebar di berbagai wilayah di tanah air untuk kurun waktu tida tahun tersebut.
c. Memberikan Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap terakhir dalam penyusunan outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.
Ide-ide pokok, ide-ide pendukung yang penting, dan ilustrasi bukti-bukti dapat digambarkan dalam sebuah bagan berikut:
2. Menentukan Urutan Ide-Ide dengan Perencanaan Organisasional
Setelah mendefinisikan dan mengelompokkan ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan ide-ide (pesan) dengan perencanaan organisasional. Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan Langsung (Direct Approach)
Pendekatan langsung sering disebut dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach). Ide pokok pesan-pesan bisnis ditempatkan pada bagian pembuka atau awal, kemudiaan diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya. Pendekatan ini digunakan bila reaksi yang diekspektasikan dari si penerima pesan cenderung positif atau menyenangkan. Sebagai contoh, dalam situasi pimpinan perusahaan menyampaikan penghargaan bagi karyawan yang berprestasi, memberikan promosi jabatan, atau memberikan insentif finansial (bonus) bagi karyawan.
b. Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach)
Pendekatan tidak langsung sering disebut dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach). Pendekatan ini kebalikan dari pendekatan langsung. Bukti-bukti pendukung disampaikan di bagian pembuka, kemudian diikuti oleh ide pokoknya. Pendekatan ini digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis yang cenderung memberikan dampak kurang menyenangkan (negatif) bagi penerima pesan. Sebagai contoh, surat penolakan pengajuan kredit, surat pemutusan hubungan kerja (PHK), surat pemberian sanksi kerja, atau surat penolakan kerja.
Kedua pendekatan organisasional tersebut dapat diterapkan unutk menyampaikan pesan-pesan bisnis singkat (memo dan surat) dan pesan-pesan formal yang panjang (laporan, proposal atau usulan, dan presentasi). Dalam memutuskan pendekatan organisasional mana yang akan dipakai, Anda harus menganalisis reaksi penerima pesan terhadap maksud dan tujuan dari pesan-pesan yang Anda sampaikan.
Secara umum, pendekatan langsung lebih baik digunakan jika sekiranya penerima pesan mempunyai hasrat, tertarik, senang atau netral terhadap pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Jika ada kemungkinan mereka menolak pesan-pesan bisnis yang Anda sampaikan, tidak senang, tidak tertarik, atau acuh tak acuh, lebih baik menggunakan pendekatan tidak langsung.
Setelah menganalisis kemungkinan reaksi penerima pesan dan memilih satu pendekatan umum, Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok. Rencana organisasional itu sebagai berikut:
a) Direct Request
Pada dasarnya, penulisan direct request (permintaan langsung) merupakan suatu bentuk permintaan atau permohonan yang memerlukan penanganan segera kepada pihak lain. Penulisan direct request dapat berbentuk surat atau memo. Sebagai contoh, jika seseorang tertarik untuk mengetahui suatu produk baru dengan lebih detail, seperti karakteristik produk, harga, cara pembayaran, manfaat, cara menggunakan, dan cara memelihara, maka orang tersebut dapat membuat surat permintaan langsung. Dengan kata lain, apabila seseorang tertarik atau memiliki keinginan yang sangat kuat untuk mengetahui informasi tertentu, maka ia dapat menggunakan permintaan langsung (direct request). Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena penyampaiannya langsung pada ide yang dituju.
b) Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Dalam dunia bisnis, pesan-pesan bisnis yang rutin mencakup semua bentuk kegiatan tulis-menulis yang biasa dilakukan sehari-hari, misalnya mempersiapkan surat pengantar pengiriman produk, surat penawaran produk baru, surat pembelian bahan baku, dan surat tugas karyawan. Sementara itu, pesan-pesan bisnis yang dampaknya dapat menyenangkan pihak lain disebut dengan good news (berita yang menyenangkan). Sebagai contoh, pengumuman promosi jabatan, pemberian insentif, bonus gaji, dan perolehan penghargaan atau pengakuan standardisasi produk secara nasional. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan pendekatan langsung.
c) Pesan-pesan Bad News
Pesan-pesan bisnis tertulis yang memberikan kesan negatif atau mengecewakan pihak lain sering disebut sebagai bad news (berita tidak menyenangkan). Yang termasuk bad news, antara lain berita penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, pemutusan hubungan kerja, dan penurunan pangkat atau jabatan.
Pendekatan yang digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis yang tidak menyenangkan adalah pendekatan tidak langsung. Diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, lalu diikuti dengan alasan-alasan mengapa bad news muncul. Selanjutnya, pada bagian pertengahan, dinyatakan secara tegas dan jelas tentang pernyataan bad news tersebut.
d) Pesan-pesan Persuasi
Bila kemungkinan pembaca tidak tertarik terhadap pesan-pesan bisnis yang disampaikan, pesan-pesan persuai (persuasive messages) dapat digunakan. Dengan demikian, pendekatan yang digunakan adalah pendekatan tidak langsung. Berbagai kegiatan yang menggunakan pendekatan tidak langsung, antara lain kegiatan menawarkan prdoduk baru, melakukan penagihan pinjaman, dan melakukan negosiasi.
Secara umum, pesan-pesan bisnis singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana organisasional tersebut. Tetapi, untuk pesan-pesan bisnis yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks dalam menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tersebut dapat dibedakan dalam dua kelompok, yaitu informasional dan analitikal.
Untuk jenis laporan dan presentasi dapat menggunakan pola yang paling mudah yaitu informasional yang hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Yang termasuk kategori informasional, antara lain instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan. Pesan-pesan informasional yang panjang jelas memiliki ide pokok (main idea) yang selanjutnya dikembangkan dalam ide-ide pendukung yang disusun secara kronologis, geografis, atau tingkat pentingnya.
Presentasi analitikal (secara analitis) didesain ke arah suatu kesimpulan tertentu. Dengan demikian, pola ini jauh lebih sulit. Jika tujuan Anda adalah melakukan kolaborasi dengan penerima pesan dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, Anda harus memilih rencana organisasional yang memberikan argumen logis.
Empat Rencana Organi sasional untuk Pesan – Pesan Singkat
7.2 PEMILIHAN KATA YANG TEPAT
Pemilihan kata merupakan cara memilih kata-kata yang digunakan untuk mencurahkan ide atau pikiran dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat dapat dengan mudah dimengerti, Anda harus memilih kata-kata yang tepat dengan sebaik-baiknya
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, peranan kata penting artinya. Penggunaan kata-kata yang tidak tepat dapat membuang-buang waktu, dan penyampaian waktu dan tujuan pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut:
1. Memilih Kata-kata yang Familiar
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, kata-kata yang umum, kata-kata yang lazim digunakan, sehingga mudah dipahami oleh penerima pesan. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang hanya membuat bingung penerima pesan. Oleh karena itu, diperlukan suatu analisis yang berkaitan dengan latar belakang pendidikan, budaya, dan pengalaman penerima pesan. Pemahaman yang baik terhadap latar belakang mereka akan memberikan pengaruh yang baik dalam proses penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada akhirnya, dengan pemahaman yang baik atas latar belakang penerima pesan, diharapkan penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat mudah dipahami dengan baik.
2. Memilih Kata-kata yang Singkat
Selain memilih kata-kata yang sudah dikenal, Anda juga perlu menggunakan kata-kata yang singkat dan tepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata semacam itu, selain efisien juga mudah dipahami oleh pembaca. Meskipun pemilihan kata yang singkat dan tepat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar. Misalnya, penggunaan kata sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda hendaknya juga digunakan secara tepat sesuai dengan pangkat dan kedudukan penerima pesan tersebut. Sebagai contoh, seseorang mengirimkan surat kepada orang yang lebih tua, maka sebaiknya menggunakan kata sapaan Bapak atau Ibu, dan hindari penggunaan kata Anda. Pemilihan dan penggunaan kata yang tepat dalam korespondensi bisnis merupakan salah satu bentuk dari kearifan dan kedewasaan berpikir seseorang.
3. Memilih Kata-kata yang Bermakna Tunggal
Kata-kata yang memiliki makna lebih dari satu sebaiknya dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut dapat mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibatnya, ada kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis. Untuk menghindari penafsiran yang bermacam-macam itu, sebisa mungkin gunakan kata yang memiliki makna yang jelas dan tegas. Selain itu, perlu juga melihat bagaimana kata tersebut digunakan dalam konteks bahasan tertentu dan budaya disuatu wilayah tertentu. Ingat, ada kalanya kata tertentu di suatu wilayah bermkana positif (baik), namun di wilayah lain bermakna negatif (kurang baik atau tidak sopan).
7.3 MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF
Kalimat merupakan sarana untuk menyampaikan pesan-pesan (bisnis) kepada orang lain. Kalimat dapat ditujukan untuk memanggil, memarahi, menasihati, menyuruh, memperingatkan seseorang, mengemukakan pendapat, atau mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang disampaikan dapat dengan mudah dimengerti, kalimat harus disusun secara efektif.
Apa yang dimaksud kalimat efektif (effective sentence)? Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun agar memiliki daya informasi yang tepat dan baik.
Dalam menyusun suatu kalimat, perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Setiap kalimat, paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Setiap subjek dalam suatu kalimat akan menjawab pertanyaan “siapa” atau “apa” yang melakukan “kata kerja (predikat)”. Subjek merupakan topik suatu bahasan dan biasanya berupa kata benda.
Bagaimana subjek suatu kalimat dapat dikenali? Untuk dapat mengenali subjek suatu kalimat, jawablah pertanyaan “siapa” atau “apa” yang dibicarakan oleh predikat. Sebagai contoh sederhana adalah sebagai berikut:
· Johni Mathis melakukan tur musik ke beberapa kota besar di Amerika Serikat
· Pada tanggal 26 Desember 2004, daerah Nangroe Aceh Darussalam (NAD) dan Sumatera Utara dilanda gempa bumi tektonik berkekuatan 6,9 skala Richter.
Siapa yang melakukan tur musik ke beberapa kota besar di Amerika Serikat? Apa yang melanda Nangroe Aceh Darussalam dan Sumatera Utara? Jawaban atas kedua pertanyaan tersebut merupakan sebuah kalimat. Jadi , Johni Mathis dangempabumi adalah subjek kalimat di atas.
Predikat, biasanya kata kerja , berkaitan erat dengan subjeknya. Predikat menjelaskan apa yang dilakukan subjek. Bagaimana Anda dapat mengenali predikat? Anda dapat mengenali predikat dengan cara menempatkan pertanyaan “melakukan apa” setelah subjek.
· Freddy Purnomo membeli pasta gigi di Toko Pojok.
· Seorang polisi menanhgkap pencuri kambing.
Freddy Purnomo melakukan kegiatan apa? Seorang polisis melakukan kegiatan apa? Jawaban atas kedua pertanyaan itu merupakan predikat dalam kalimat tersebut. Kedua kata tersebut, membeli dan menangkap, adalah kata kerja, yaitu suatu kata yang melakukan tindakan (action).
Selain subjek dan predikat , suatu kalimat dapat dilengkapi dengan pelengkap (complements) yang akan memperjelas arti kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap, antara lain objek langsung, Anda dapat menempatkan pertanyaan “siapa” atau “apa” setelah kata kerja. Contohnya adalah sebagai berikut:
· Jama Mirdad menerima piala Citra
· Sumaryono terpilih sebagai ketua Karang Taruna
Jamal Mirdad menerima apa? Sumaryono terpilih sebagai apa? Jawaban terhadap kedua pertanyaan tersebut, merupakan objek langsung.
Bagaimana dengan objek tidak langsung? Objek tidak langsung adalah kata benda yang menjelaskan “untuk siapa” atau “apa” kegiatan yang dilakukan oleh kata kerja. Contohnya adalah sebagai berikut:
· Ia menulis surat untuk Johny.
· Majikan memberi bingkisan kepada karyawan.
Ia menulis surat untuk siapa? Majikan memberi bingkisan kepada siapa? Jawaban terhadap kedua pertanyaan tersebut merupakan objek tidak langsung.
Untuk membuat kalimat yang efektif, perlu dipahami pengelompokkan kalimat dan cara mengembangkan paragraf. Berikut ini disajikan penjelasan lebih rinci tentang pengelompokkan kalimat dan pengembangan suatu paragraf.
1. Tiga Jenis Kalimat
a. Kalimat Sederhana
Kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun, tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek, baik langsung maupun tidak langsung
.
Contoh:
· Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di toko buku Berkah kemarin.
· Andi mengirim pesanan buku ke konsumen.
b. Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih khusus bebas (independent) dan tidak mempunyai klausa terikat (dependen). Klausa bebas merupakan anak kalimat yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa terikat adalah anak kalimat yang tidak dapat berdiri sendiri karena tidak memiliki pengertian yang utuh. Klausa-klausa dalam kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung, seperti dan, tetapi, atau.
Contoh:
· Adik membeli kertas dan kakak membeli baju.
· Omzet penjualan buku meningkat 10 persen, tetapi keuntungan perusahaan menurun 15 persen.
c. Kalimat Kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa bebas (independent) dan satu atau lebih klausa terikat (dependent).
Contoh:
· Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.
· Karena tuntutan kenaikan gaji tidak dihiraukan oleh majikan, karyawan melakukan unjuk ke gedung DPR.
Dalam penyusunan suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat yang paling cocok dengan ide yang anda miliki. Jika Anda mempunyai dua buah ide yang memiliki tingkat kepentingan yang sama, Anda dapat memilih kalimat majemukatau penggabungan kedua kalimat sederhana. Namun, jika salah satu ide memilki tingkat kepentingan yang lebih rendah ketimbang yang lain, Anda dapat memilih kalimat kompleks.
2. Cara Mengembangkan Paragraf
Secara umum, ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu pendekatan induktif (inductive approach) dan deduktif (deductive approach). Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan terlebih dahulu, kemudian dibuat kesimpulannya. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan, kemudian diikuti alasan-alasannya.
Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan berbagai cara, antara lain dengan memberikan ilustrasi atau contoh, perbandingan (persamaan dan perbedaan), pembahasan sebab-akibat, klasifikasi, dan pembahasan pemecahan masalah. Pendekatan mana yang akan Anda pilih, sangat tergantung pada topik, maksud pengirim pesan, dan maksud pesannya.
a. Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf, dapat digunakan ilustrasi atau contoh yang memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemeberian contoh yang relevan dari topik bahasan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh penerima pesan. Contoh dalam penyampaian pesan tersebut bisa diambil dari lingkungan yang dekat dengan kehidupan penerima pesan. Hal itu supaya mereka lebih mudah mencernanya. Misalnya, membahas teknologi komunikasi yang mengalami perkembangan cukup pesat akhir-akhir ini. Anda dapat menambahkan contoh penggunaan telepon seluler atau yang lebih dikenal dengan ponsel, dan surat elektronik (electronic mail atau e-mail).
b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan, membuat persamaan dan perbedaan terhadap suatu ide. Cara peengembangan paragraf ini memerlukan wawasan berpikir yang luas, tentunya, akan relatif mudah dalam membuat perbandingan baik yang berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pokok bahasan tertentu. Misalnya topik bahasannya adalah membandingkan sistem belanja tersebut dengan sistem belanja tradisional baik di pasar maupun di kompleks pertokoan.
c. Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika mengembangkan paragraf, Anda dapat memfokuskan perhatian pada alasan-alasan yang melatarbelakangi sesuatu. Mengapa sesuatu harus dipilih atau dilakukan? Apa alasan yang mendasari suatu keputusan? Mengapa suatu keputusan dianggap cacat hukum? Apa akibatnya kalau suatu keputusan harus ditunda? Masih banyak pertanyaan lain yang dapat dikembangkan lebih lanjut. Paling tidak, pola pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Paragraf dapat dikembangkan dengan cara melakukan klasifikasi atau pengelompokkan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pola pengembangan paragraf dengan cara ini akan mempermudah pemahaman baik bagi pengirim pesan maupun penerima pesan. Selai itu, cara ini juga menjadikan topik bahsan lebih terarah. Misalnya, topik bahasan tentang masalah internet, Anda bisa mengembangkan paragraf ke dalam beberapa subtopik sejarah internet, pengertian internet, kelebihan dan kelemahan internet, sistem pengamanan di internet, dan peluang internet ke depannya.
e. Pembahasan Pemecahan Masalah
Cara lain mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan masalah, kemudian disajikan pula cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraf ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam mengambil keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.
Satu hal yang perlu diperhatikan, agar dampak yang diharapkan benar-benar mengena pada penerima pesan, pusatkan ide atau gagasan tunggal (kesatuan ide) dalam setiap paragraf agar paragraf tersebut tetap singkat. Oleh karena tidak ada ketentuan secara pasti beberapa kalimat untuk setiap paragraf, Anda dapat mengembangkan sendiri berbagai macam variasi, jangan terlalu singkat dan juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh. Selain itu, paragraf harus menggunakan kata-kata transisi yang jelas sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya.
BAB 8
PERENCANAAN LAPORAN AKHIR
1. 8.1 PENGERTIAN LAPORAN BISNIS
Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu (Boovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu instansi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah (Himstreet dan baty dalam Purwanto, 1997:88).
Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis (business report) tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.
Atas dasar difinisi tersebuat dapat simpulkan bahwa suatu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak berpihak, objektif, menyajikan data, disusun secara sistematis, menyangkut informasi eksternal maupun internal, biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi, memiliki tujuan yang jelas.Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi keperluan, antara lain :
a) Untuk memonitoring dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan operasional, laporan kegiatan personal.
b) Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya: kebijakan penempatan posisi kerja.
c) Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis, dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuh).
d) Untuk mendokumentasikan presentasi kerja yang yang diperlukan. Misalnya laporan perkembangan, dan laporan akhir suatu kegiatan.
e) Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atas masalah tertentu. Misalnya laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, laporan justifikasi.
f) Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya: proposal penjualan.
2. 8.2 JENIS – JENIS LAPORAN BISNIS
Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek, formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini :
A. Berdasarkan Fungsinya
- Laporan informasi (Information Report)
Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan (quarterly report).
- Laporan analitikal(Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification report).
B. Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut diperoleh.Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan laporan-laporan teknik.
C. Berdasarkan formalitasnya
- Laporan formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup masalah-masalah kompleks.Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu
(1)Body teks: pendahuluan, isi dan penutup;
(2) prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.
- Laporan informal (short reports)
Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks.Namun demikian, sejumlah laporan informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.
D. Berdasarkan Keasliannnya
- Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain.
- Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
- Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.
- Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh nagara.
E. Berdasarkan Frekuensinya
- Laporan berkala (periodic reports)
Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjulan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.
- Laporan khusus (special report)
Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.
F. Berdasarkan Jenisnya
- Laporan Memorandum (periodic report)
Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
- Laporan surat (letter report)
Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi
- Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan baris-baris kosong.
- Laporan formal (formal report)
Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long report).
G. Berdasarkan Kegiatan Proyek
Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu
- Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.
- Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala
- Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.
H. Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan
- Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
- Resolusi (resolation) adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan.
- Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
- Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resm, yang cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.
3. Bagian Pokok Dalam Laporan Bisnis
A. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
- Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
- Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
- Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
- Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
- Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
- Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
- Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
- Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
- Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
- Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
B. Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan.Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis.Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
C. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
- Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
- Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
- Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;
- Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
pengorganisasian isi dalam laporan bisnis
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yaitu:
1. Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
2. Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi
5. Penulisan laporan singkat
A. Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain :
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo atau surat.
B. Perencanaan Laporan Singkat
Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audience, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.
Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain:
1. Preprinted
Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.
2. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.
3. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.
4. Manuskrip
Laporan ini terdiri atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal.Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).
E. Membuat laporan bisnis yang baik
1. Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
A. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
B. Laporkan semua fakta yang relevan.
C. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
D. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
E. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
F. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
A. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
B. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
C. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
D. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
E. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
A. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
B. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
C. Kapan suatu laporan dibuat?
D. Kemana laporan akan dikirim?
E. Mengapa suatu laporan dibuat?
F. Bagaimana sikap pembaca?
DAFTAR PUSTAKA
Https://siwonpieter.wordpress.com/komunikasi-bisnis-perencanaan-laporan-bisnis/
Http://nhfauzan.blogspot.co.id/2016/05/perencanaan-laporan-bisnis.html
Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga
Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Erlangga
NAMA KELOMPOK :
1. DESY RAHMAWATI ( 12214803 )
2. DIAN NURAJIFAH ( 12214988 )
3. EKA RITA FITRIYANI ( 13214439 )
4. WIJI ROMANTI ( 1C214227 )
